À l’heure où nous prenons conscience des enjeux climatiques, organiser un événement professionnel écoresponsable prend tout son sens. Eh oui, vous avez bien entendu (ou plutôt bien lu), il est tout à fait possible de créer un événement professionnel qui ne va pas à l’encontre de votre démarche de développement durable.
Vous en doutez ? Il suffit d’adopter les bonnes pratiques afin de limiter au maximum les impacts environnementaux à toutes les étapes de la préparation de votre événement et tout au long de son déroulement. Découvrez tout de suite nos conseils pour réussir votre événement professionnel écoresponsable.
Pourquoi organiser un événement écoresponsable ?
Anniversaire d’entreprise, Team Building, séminaire de formation ou présentation de produit… les événements professionnels font partie intégrante de la vie d’entreprise et constituent une véritable dynamique dans votre stratégie de communication. En d’autres termes, il est impossible de s’en passer.
À la limite, vous pouvez toujours réduire leur fréquence, mais est-ce vraiment une solution ? Bien entendu, il n’est pas question d’organiser un événement professionnel pour un oui ou pour un non, mais lorsque le besoin se fait ressentir, pourquoi vous culpabiliser alors qu’il est si simple d’organiser un événement qui intègre les principes du développement durable ?
Oui, vous avez bien compris. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, c’est beaucoup plus simple qu’il n’y paraît. En plus, l’organisation d’un événement professionnel écoresponsable ne vous permet pas seulement de contribuer au développement durable et d’augmenter les retombées positives sur le plan social et économique.
Cette initiative présente d’autres avantages, puisque cela vous permet de :
- accroître la notoriété de votre événement et par la même occasion, valoriser l’image de votre entreprise auprès des clients, des partenaires et des médias ;
- sensibiliser les participants sur les enjeux du développement durable ;
- faire des économies tout en optimisant vos dépenses, c’est-à-dire de faire mieux avec moins
Un événement professionnel écoresponsable, ça se prépare
Lorsque l’on parle d’événement écoresponsable, on fait le plus souvent référence à un événement qui se déroule au sein d’un espace naturel, mais attention, le choix de ce site ne se fait pas au hasard. Plusieurs points doivent effectivement être pris en compte lorsque l’on choisit un site pour accueillir son événement professionnel écoresponsable, à savoir la question de la réglementation, l’accessibilité, l’accès aux différentes activités, ainsi que l’accès à l’électricité et à l’eau.
Se renseigner sur la réglementation
L’organisation d’un événement au vert fait l’objet d’une réglementation et pour cause, certaines manifestations peuvent perturber la biodiversité des espaces naturels. Par ailleurs, certains sites sont classés zones protégées.
Vous devez donc vous renseigner en amont de votre projet auprès des associations naturalistes locales. Vous pouvez également consulter le site des réserves naturelles de France, de l’Inventaire National du Patrimoine Naturel (INPN) ou encore celui de la Fédération des conservatoires d’espaces naturels.
Choisir un site accessible en transport alternatif
Le premier critère à prendre en compte est donc l’accessibilité du site parce qu’il détermine une grande partie du bilan carbone de l’événement. Afin de réduire les impacts environnementaux, vous devez choisir un site accessible en transport alternatif, c’est-à-dire à pied, en vélo ou en transport en commun (bus, métro, train, etc.). Le cas échéant, vous opterez pour le covoiturage.
Le site que vous avez choisi pour organiser votre événement professionnel écoresponsable est desservi par des moyens de transport en commun ? Afin de vous assurer que tous les participants répondent présents, adaptez les horaires de votre événement à ceux des transports en commun. Et dans le cas où les participants se déplacent en vélo ou en voiture, assurez-vous que l’aire de stationnement soit sécurisée et suffisamment spacieuse.
Un site où vous pouvez réaliser toutes vos activités
C’est-à-dire les sites où vous pouvez vous restaurer, organiser des animations de team building et éventuellement vous loger : vous limiterez ainsi les déplacements. À défaut de pouvoir concentrer l’ensemble de ces activités sur un seul site, optez pour un site situé à proximité d’un espace de restauration (faire appel à un service traiteur n’est pas une très bonne idée, car cela nécessite une logistique importante) et au besoin, d’une infrastructure d’accueil. Pour ce qui est des animations, choisissez une activité facile à mettre en place (par exemple une chasse au trésor ou une activité sportive).
Un site raccordable au réseau d’électricité
Que ce soit pour la sonorisation ou le système d’éclairage, évitez autant que possible l’utilisation de groupes électrogènes très gourmands en gazole : cela sous-entend que le site doit être situé à proximité d’un réseau d’électricité.
Par ailleurs, privilégiez les équipements économes en énergie (vous pouvez par exemple utiliser des ampoules LED et paramétrer les appareils sur le mode économie d’énergie). Le cas échéant, une autre alternative s’offre à vous : réduire le nombre d’équipements (par exemple le nombre de projecteurs, d’écrans de projection ou d’enceintes pour les retours) et programmer les périodes d’utilisation pour optimiser votre consommation énergétique.
En outre, il convient de faire appel à des fournisseurs locaux : ces derniers ne parcourront pas des milliers de kilomètres pour intervenir sur votre événement professionnel.
Un site possédant des infrastructures sanitaires
Après le réseau d’électricité, vous aurez besoin d’infrastructures sanitaires. S’il en existe à proximité du site où vous comptez organiser votre événement professionnel, cela fera une chose de moins à régler. Sinon, il faudra prévoir des sanitaires mobiles raccordables ou mieux, des toilettes sèches. Encore une fois, il faudra s’adresser à des prestataires locaux pour ne pas alourdir votre empreinte écologique.
Communication et sensibilisation : les clés pour réussir votre événement écoresponsable
Peu importe le public ciblé, il est primordial de l’informer sur la nature de votre événement professionnel et de le sensibiliser : sur la gestion des déchets, la restauration responsable (consommation de produits bio, locaux), etc. En effet, votre événement ne sera une réussite que si les participants adhèrent à votre démarche de développement durable.
D’autre part, il faudra présenter aux participants les différents modes de transport alternatif disponibles (et leur coût respectif) et les renseigner sur la durée du trajet (histoire qu’ils ne s’imaginent pas qu’ils devront passer la moitié de la journée sur la route). Le site est facilement accessible à pied ou à vélo ? Les participants auront besoin d’une carte pour identifier les accès piétons et les pistes cyclables.
Source: https://blog.bird-office.com/blog/2018/02/08/avez-pense-a-evenement-professionnel-ecoresponsable%E2%80%89/
