Souvent pointées du doigt pour leur inefficacité et considérées comme une perte de temps, les réunions professionnelles n’en font pas moins partie intégrante de la vie d’entreprise et pour cause, elles constituent le moyen le plus sûr de faire passer un message auprès de ses collaborateurs. Que ce soit pour leur communiquer des informations, les former sur un nouveau logiciel, booster leur motivation ou mobiliser des idées afin de trouver une solution à un problème, les réunions professionnelles s’avèrent tout simplement incontournables. Le tout est de savoir les préparer dans les règles de l’art. Découvrez les 5 clés pour organiser des réunions productives.
1) Bien choisir les participants de vos réunions professionnelles
À votre avis, pourquoi certaines personnes assistent-elles aux réunions professionnelles en tant que spectateurs ? Elles s’ennuient et démontrent des signes évidents d’impatience. Si elles ne jouent pas avec leur stylo, elles consultent leur boîte de réception sur leur smartphone ou regardent leur montre en se demandant ce qu’elles font là…
Réponse : c’est parce que les réunions en question ne les intéressent pas. Ou plutôt ne les concernent pas. Vous l’aurez compris, les réunions professionnelles n’ont de raison d’être que si elles s’adressent aux bonnes personnes. Aussi, n’invitez que les personnes dont la présence est indispensable, celles qui peuvent apporter quelque chose à votre réunion.
Par ailleurs, il est recommandé de ne pas convier plus de 10 participants. Au-delà, il est fort probable que votre réunion professionnelle ne soit pas productive pour la simple et bonne raison que tout le monde n’a pas le temps de s’exprimer.
2) Déterminer un ordre du jour
Pour réussir une réunion professionnelle, il est impératif d’avoir un ordre du jour bien précis, de le rédiger avec soin et de le distribuer suffisamment à l’avance pour laisser à vos collaborateurs le temps de préparer leur intervention (l’idéal est d’envoyer l’ordre du jour trois jours avant le jour J, voire plus tôt, si vous faites appel à des intervenants externes).
En effet, avec un ordre du jour confus, il est difficile de se focaliser sur les questions urgentes et le débat risque de partir dans tous les sens. Par ailleurs, le fait de définir systématiquement des objectifs vous permet d’éviter les fameuses « réunionites aiguës », vous savez ces soi-disant réunions que l’on organise sans raison précise et qui vous font perdre du temps et de l’argent.
En outre, il est impératif de ne pas surcharger l’ordre du jour pour pouvoir respecter le délai imparti. C’est ce que nous allons voir dans le paragraphe suivant.
3) Une réunion réussie commence et se termine à l’heure prévue
Des retardataires ? À moins qu’ils ne soient des intervenants clés, il est inutile de les attendre et de faire attendre ceux qui sont ponctuels (les retardataires n’ont qu’à sauter dans le train en marche). Pas la peine non plus d’interrompre la réunion pour leur faire un résumé. Ils pourront lire le compte rendu de réunion.
La durée idéale d’une réunion est de 30 à 45 minutes. À vous de fixer l’heure de début et de fin de la réunion. Par ailleurs, il est primordial d’allouer un temps précis à chaque sujet à aborder et pour la séance de questions-réponses. Il faut également limiter les temps de parole pour donner à chaque participant l’opportunité de s’exprimer et éviter ainsi le sentiment de partialité. Pour être certain de respecter le timing, vous pouvez utiliser un chronomètre ou un sablier.
Par ailleurs, n’oubliez pas de prévoir des temps de pause pour permettre aux participants de se rafraîchir les idées. Le mieux est de prévoir plusieurs mini-pauses (si la réunion est assez longue) plutôt qu’une seule longue pause.
4) Trouver le bon créneau et le bon lieu
Le choix du créneau constitue l’un des principaux facteurs clés de réussite de vos réunions professionnelles. D’une manière générale, il est déconseillé d’organiser une réunion avant 8 h 30, car les participants risquent d’être en retard. Ce n’est également pas une bonne idée de débuter une réunion à 11 h 30, car les ventres commencent à gargouiller.
Autre erreur à ne pas commettre : choisir des horaires tardifs. Si vous organisez votre réunion professionnelle en fin d’après-midi (c’est-à-dire après 17 heures), non seulement vous ferez perdre du temps à vos collaborateurs, mais vous perdrez également le vôtre, car ces derniers seront inefficaces. Du lundi au jeudi, ils se demanderont comment ils pourront rentrer chez eux avec les embouteillages ou les transports en commun qui sont bondés au lieu de vous écouter. Et le vendredi, ils ne seront pas concentrés, car ils auront hâte de partir en week-end.
La réussite de votre réunion professionnelle repose également sur le lieu ! Sortir des locaux de l’entreprise sera bénéfique et motivera les équipes. Organiser une réunion dans un espace atypique stimulera la créativité des participants.
5) Une réunion professionnelle ne se déroule pas forcément autour d’une grande table
S’il y a une chose que l’on reproche aux réunions traditionnelles (comprenez les réunions assises), c’est le fait qu’elles ont tendance à s’éterniser. D’après le baromètre 2016 Wisembly/IFOP, les réunions de travail durent en moyenne 1 h 20. Or, notre esprit se met naturellement à vagabonder (ou à s’endormir) au bout de 52 minutes. Et toujours selon la même source, les cadres passent en moyenne 24 jours par an en réunion, dont 10 jours de réunion inefficace. Quelle perte de temps !
Avez-vous déjà entendu parler du Stand-up meeting (en français réunion debout) ? Non, il ne s’agit pas d’un phénomène de mode, mais bien d’une idée de génie puisque ce mode de réunion s’avère particulièrement productif et efficace… à condition de ne pas durer trop longtemps (maximum 15 minutes) et de limiter le nombre de participants. Pourquoi ça marche ? Tout simplement parce que la position debout — qui fatigue rapidement — incite les participants à aller droit au but. Attention : cette alternative ne convient pas à tout le monde (notamment les femmes enceintes, les personnes âgées ou en situation de handicap).
Il y a aussi le Walk & Talk qui consiste à faire une réunion en marchant en dehors du cadre fermé de l’entreprise. Comme le Stand-up meeting, ce type de réunion s’applique aux comités restreints (maximum 6 participants) et n’excède pas 30 minutes. L’avantage du Walk & Talk ? Les participants sont plus attentifs et plus enclins à partager leurs idées. De quoi favoriser la collaboration.
https://blog.bird-office.com/blog/2018/02/20/reussir-vos-reunions-professionnelles/
