Organiser un événement professionnel n’est pas chose facile. En plus de demander beaucoup de temps et d’énergie, l’organisation d’un événement — quel qu’il soit — occasionne également des dépenses considérables. Il faut dire qu’entre les frais de location de salle et de logistique, les frais reliés à l’accueil des participants, ceux liés à l’animation et tous les petits détails qui entrent en compte dans la préparation d’un événement professionnel, la facture grimpe très rapidement. Heureusement, il existe des astuces pour réduire les coûts sans pour autant impacter le bon déroulement de votre événement. Découvrez-les.
Épluchez les différentes dépenses
Les coûts liés à l’organisation d’un événement professionnel se divisent en trois catégories, à savoir les dépenses fixes, les dépenses variables et les dépenses indirectes inhérentes à l’événement.
Vous l’aurez compris, les dépenses fixes restent les mêmes, quel que soit le nombre de participants. Il s’agit entre autres des frais de location de salle, des frais pour la location d’équipement audiovisuel (éclairage, système de son, vidéoprojecteur, écran de projection, etc.) ou encore du cachet de l’intervenant et des artistes qui agrémentent votre événement.
Les dépenses variables, elles, varient en fonction du nombre de participants à votre événement. Il s’agit essentiellement des frais de repas et de restauration (petit déjeuner, déjeuner, dîner, pauses-café) et des frais reliés aux animations événementielles (animations artistiques, culinaires, ludiques, sportives, etc.).
Quant aux dépenses indirectes, il s’agit des diverses charges liées à la préparation de votre événement, entre autres les frais de communication et d’impression (cartons-invitations, programmes, cartes de visite…), le transport des invités et du matériel ou encore les prestations de régie technique.
Une fois que vous avez défini le montant du budget que vous pouvez allouer à votre événement, il vous faut faire la distinction entre ces différentes dépenses pour pouvoir définir vos priorités. De cette manière, il vous sera plus facile de réduire les coûts de votre événement. C’est ce que nous allons voir dans le paragraphe suivant.
Définissez les priorités de votre événement professionnel
Lorsque l’on dispose d’un budget limité, il est évident que l’on ne peut pas tout avoir. Il faut nécessairement faire un choix. Vous devez alors vous demander vous poser les questions suivantes : quelles sont vos priorités ? Quel élément de l’événement professionnel souhaitez-vous prioriser ?
Peut-être que vous recherchez un lieu insolite pour sortir du cadre de l’entreprise et marquer les esprits de vos collaborateurs. Ou peut-être que vous souhaitez miser sur la qualité de la restauration pour impressionner vos clients. En définissant vos priorités, vous saurez à même de décider quel poste du budget mérite la plus grosse part d’investissement.
Pour reprendre le premier exemple, vous devrez réduire certaines dépenses pour pouvoir allouer un budget important à la location de salle de réunion atypique (bien qu’il soit tout à fait possible de trouver un espace original et abordable dans la plupart des grandes villes). Vous pourriez notamment supprimer les coûts de transport pour les participants, à condition bien entendu, que la salle de réunion soit facilement accessible, qu’elle soit desservie par plusieurs lignes de métro (ou d’autres moyens de transport public) ou qu’il y ait suffisamment de places de parking.
Les frais de location d’espace ou de salle, parlons-en !
Ces frais sont généralement fixes puisque la majorité des espaces (auditoriums, amphithéâtres) et des salles de réunion se louent à l’heure (à la demi-journée ou à la journée). Toutefois, vous noterez que certains loueurs calculent leurs tarifs en fonction du nombre de participants. D’une manière générale, le premier mode de tarification (c’est-à-dire la tarification à l’heure) est plus avantageux, mais ce n’est pas toujours le cas.
Étant donné que le choix du lieu joue un rôle crucial dans la réussite de votre événement professionnel et que les frais de location de salle représentent une part importante de votre budget, il est primordial de prendre le temps de bien comparer les devis avant de vous décider.
Et surtout, assurez-vous de connaître le prix exact de la location pour ne pas avoir de mauvaises surprises (il se peut que les frais d’électricité ne soient pas inclus dans le coût de la location). Par ailleurs, il faut savoir que la plupart des tarifs sont hors taxes, alors n’oubliez pas de vérifier ce détail !
Et si vous optiez pour des animations (originales) à moindre coût ?
En matière d’animations, vous avez vraiment l’embarras du choix non seulement les agences d’animations événementielles sont nombreuses, mais en plus, elles rivalisent d’idées et de créativité pour nous proposer des animations adaptées à tous les goûts et à tous les budgets : profitez-en ! Et sachez qu’une animation pas chère n’est pas forcément ennuyeuse. À partir du moment où vos invités peuvent y participer activement ou en garder un petit souvenir (par exemple une caricature), cela est amplement suffisant pour dynamiser votre événement et vous pouvez être certain de rencontrer un franc succès !
Dernier conseil : préparez votre événement plusieurs semaines à l’avance et limitez le nombre d’intervenants
En planifiant votre événement professionnel trois ou quatre semaines à l’avance, vous avez suffisamment de temps pour faire des recherches et comparer les devis des différents prestataires. De plus, certains fournisseurs proposent des tarifs avantageux lorsque l’on réserve longtemps à l’avance.
Vous devez probablement savoir que certaines salles de location bénéficient de remise exceptionnelle (pouvant aller jusqu’à – 50 %) lorsqu’elles sont réservées à la dernière minute, mais il vaut mieux ne pas compter dessus (ces offres s’adressent plutôt aux entreprises qui organisent des événements en urgence).
D’autre part, le fait de préparer votre événement professionnel longtemps à l’avance vous évitera de stresser inutilemeent. Par conséquent, vous ne risquerez pas d’oublier des éléments cruciaux et de payer le prix fort au dernier moment.
En ce qui concerne l’organisation de votre événement professionnel proprement dit, il vous faudra la gérer vous-même pour ne pas faire gonfler la note. Mais si vraiment vous craignez d’être débordé, nous vous recommandons de réserver une salle de réunion préalablement équipée.
